Moduli

U potpunosti usklađeno s Uredbom o uredskom poslovanju

Moduli unutar sustava:

Zaprimanje

Upravljanje predmetima

Otprema

Mobilna aplikacija

Organizacija i izvještaji

Kalendari, rokovi, notifikacije i podsjetnici

Konfigurabilnost i sigurnost

Zaprimanje

Modul podržava zaprimanje digitalanim kanalima (putem elektronske pošte ili aplikativno iz drugih sustava) no isto tako omogućuje i klasično praćenje pošiljki koje stižu fizičkim putem, te na taj način omogućuje sljedivost svih aktivnosti u ekspeditu. Svi sadržaji se mogu elektronički obraditi i jednostavno dodijeliti odgovornim osobama za daljnju obradu.

Kontrolirano automatsko zaprimanje

Digitalnim kanalima sustav automatski popunjava dio polja no i dalje daje opciju kontrole i izmjene od strane zaduženih djelatnika. Za različite odjele ili vrste dokumenata organizacija može postaviti i različite točke zaprimanja (npr. prodaja@organizacija.hr ili financije@organizacija.hr)

Prepoznavanje teksta

Sustav koristi napredne tehnologije prepoznavanje teksta iz dokumenta. Dokumenti se jednostavno mogu pretraživati i klasificirati, među ostalim, i prema svome sadržaju.

Praćenje svih vrsta pošiljki

Sustav daje podršku i praćenju i evidentiranju svih vrsta pošiljki kao što su preporučena, pošiljka koja se ne otvara itd. Omogućuje i praćenje i evidentiranje i oštećenih pošiljki, kao i sadržaja koji se ne urudžbira.

Upravljanje predmetima

Modul daje punu podršku svim procesima za upravljanje predmetima. Jednostavna dodjela dokumenata u predmeta, dijeljenje dokumenata među predmetima, surješavanje i suradnja djelatnika unutar istog ili različitih odjela je dio ovog modula. Statusi predmeta, klasifikacije napredna pretraživanja omogućuju brzo snalaženje. Modul se bavi praćenjem komunikacije i aktivnosti djelatnika potrebno za izradu procesa uredskog poslovanja.

UP/I, UP/II i neupravni predmeti

Puna podrška različitim vrstama predmeta prilagodljivi svakoj organizaciji, službi ili odjelu kompletno sa potrebnim izvještajima.

Autorizacija i potpisivanje

Definiranje autorizacije akata i praćenje statusa autorizacije, puna podrška elektroničkim potpisima i elektroničkim pečatima.

Kolaboracija

Suradnja u vidu komentara, upita ili dostave dodatnog sadržaja na predmet ili dokument se vrši unutar sustava i omogućuje bilježenje aktivnosti svih sudionika. Sustav obaviještava svakog korisnika o njemu bitnim događajima.

Otprema

Modul daje punu podršku aktivnostima odjela za otpremu u vidu bilježenja i praćenja status svih pošiljki bilo da se radi o digitalnoj ili fizičkoj otpremi.

Automatsko odašiljanje

Sustav prepoznaje kroz koje kanale treba poslati pojedine pošiljke. Sustav omogućuje da se u svakom trenutku vidi status pošiljki koje se pripremaju za slanje ili koje su već poslane.

Fizička otprema

Sustav podržava otpremu i digitalnim i fizičkim kanalima. Za fizičku otpremu tu se nalaze sve popratne funkcionalnosti kao što su ispis otpremnica sa povratnicom i slično.

Skeniranje dokumenata

Jednostavno skenirajte, učitajte i pohranite potrebne dokumente izravno u sustav.

Mobilna aplikacija

Uz sustav dolazi i mobilna aplikacija za Android i iOS uređaje te na taj način omogućuje pristup potrebnim infomacijama u svakom trenutku bez obzira je li djelatnik u uredu, na putu ili na terenu.

Pregled svih dostupnih predmeta

Putem mobilnog uređaja svi predmeti i dokumenti se nalaze nadohvat ruke i odmah su dostupni u stvarnom vremenu.

Kreiranje akata kroz mobilni uređaj

Kreiranje akata kroz mobilni uređaj je jednostavno i pregledno s obzirom da sustav omogućuje korištenje različitih tipova predložaka.

Skeniranje i unos na licu mjesta

Kod terenskih službi često je potrebno unijeti razne vrste dokumenata u sustav, te zabilježiti stanje na terenu. Na ovaj način se to može napraviti odmah.

Organizacija i izvještaji

Sustav omogućuje definiranje i praćenje bilo koje organizacijske strukture prema njenim sastavnim elementima (npr. odjeli, službe, timovi) kao i praćenje svih fizičkih lokacija i ispostava. Svaka jedinica i lokacija se može pretražiti, vidjeti odogovorne osobe i pripadajuće djelatnike. Sustav omogućuje velik broj izvještaja prilagođen različiti nadzornim razinama kako bi svatko imao pristup točno onim informacijama koje su mu potrebne.

Katalog službenika

Brzo pretraživanje i kontaktiranje službenika prema ustrojestvenim jedinicama.

Ustrojstvena organizacija

Sustav se prilagođuje svim organizacijskim strukturama. Jednostavan pregled svih službenika ustrojstvenih jedinica i nihovih pozicija.

Izvještavanje

Sustav omogućuje niz izvještaja prilagođenih ulogama službenika u stvarnom vremenu.

Kalendari, rokovi, notifikacije i podsjetnici

Sustav omogućuje kreiranje i postavljanje različitih tipova događaja unutar kalendara bilo na razini djelatinika ili predmeta Svaki korisnik si može prilagoditi događaje za koje želi primiti obavijest u stvarnom vremenu kao i kojim putem (email, unutar web aplikacije, push notifikacija na mobilni uređaj). Sustav također omogućava kreiranje podsjetnika za veliki broj događaja.

Različiti tipovi događaja

Mogu se postaviti različiti tipovi događaja kao što su sastanci, kolegiji, sudski rokovi, rokovi za slanje i slično.

Kanali za obavijesti

Svaka obavijest se može poslati na e-mail korisnika, unutar same web aplikacija ili kao push notifikacija na mobilni uređaj.

Prilagodba korisniku

Svatko si može postaviti o čemu želi biti obaviješten i kako.

Konfigurabilnost i sigurnost

Visoka razina konfigurabilnosti sustava omogućuje prilagodbe sustava potrebama organizacije kroz vrijeme uz jednostavno podešavanje parametara sustava. Uz veliki broj predodređenih korisničkih rola (dopuštenja) moguće je kreirati i nove role kao i prilagoditi postojeće kako bi se osiguralo da svaka osoba vidi upravo ono što je potrebno.

Pravila za urudžbiranje i klasifikaciju

Način dodjele urudžbenih brojeva i označavanja se može mijenjati s vremenom. Sustav omogućuje definiranje perioda za primjenu pojedinih pravila.

Pristup i upravljanje podatcima

Za svaku rolu se može podestiti što smije vidjeti, koliki je opseg toga što vidi i na kraju koje aktivosti smije odrađivati.

Statusi, kategorije, dodatni podatci

Velik broj formi unutar sustava se može proširiti sa dodatnim poljima sukladno potrebama. Velik broj predefiniranih statusa, tipova, kategorija unutar sustava se može urediti od strane ovlaštenih osoba.